5月1日晚上9点，宁静的校园里，将军路校区教材发行站中灯火通明，一片热火朝天的景象，2020年劳动节里一项特殊的“劳动”正在有条不紊地进行中:教务处利用五一假期给全校同学赶制一份“知识大礼包”。五天假期中，他们将“转战”明故宫、将军路和天目湖三个校区，为全校十五个学院491个班级订购教材的6067名同学寄送教材，总量达28140册，涉及种类520种。
预案早行动快
为了全力支持在线教学，学校一直高度关注学生的教材配备，早在4月6日，教务处就召开专题会议，研究制订了教材寄送工作预案，但前期因受疫情影响，存在物流不畅、出版社未复工、供应商送书人员不方便进校等问题，一直无法将教材及时邮寄给学生。鉴于4月下旬所有教材已基本到校，教务处迅速行动，在最短时间内完成了寄送服务紧急采购、学生寄送地址统计、教材数据准备、教材寄送现场布置等筹备工作，有力地保障了教材寄送。
信息系统助力
近两年，教务处高度重视教学信息化建设，2019年，包括教材系统在内的教务管理新系统上线。今年疫情特殊时期，该系统的优势充分显现。针对因疫情开学时间推迟的特殊情况，为解决学生教材能否退订的担忧，3月26日就开放了教材系统，允许学生自愿退订教材，成为最早通过教材系统组织学生退订的南京高校之一。4月29日该系统在教材寄送时再次发挥了重要的作用，学生在系统中完成教材退订和地址填写，优化了由学院统计上报学生邮寄地址的传统做法，很大程度上减轻了各学院的统计工作量。
防疫准备充分
为保证教材寄送过程中的防疫安全，教务处按疫情防控要求每天在教材发行站完成早中晚三次消杀工作，严格遵循学校疫情防控领导小组要求，完成供应商人员进校的申请审批和健康证明存档等工作。为最大程度地避免寄送过程中容易出现的差错，教务处优化寄送流程，教材科老师协同熟悉教材情况的供应商进行拆包、分拣、核对、装袋、打包、贴单、转运、邮寄，并实行订单分配到人的登记责任制。
多方协作高效
因教材寄送临近“五一”假期，教务处紧急和中国邮政签订寄送协议，与供应商商定“五一”放假期间的寄送人员安排。教务系统完成学生信息收集后，连夜加班核对了近三万条数据，并把400余条不完整信息反馈给学院，各学院通力配合深夜完成信息补充工作。4月30日8点起，数万件用于包装的泡沫纸、包装袋、胶带运送到位，教务处组织供应商按照学生寄送地址与订购明细对教材进行分拣、装袋、打包和寄送。
截止5月2日，学校已完成近10000份教材的分拣、打包、投递工作。“五一”期间，所有寄送工作将按时完成，确保每一份蕴含南航关爱的“心意包”及时送到每一位学子手上，为保障线上学习质量助一臂之力。